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Otra fusión de datos en Google Drive

De
El uso de AUTOCRAT está dando lugar a que ciertas actividades de la jefatura de estudios me sean mucho más descansadas y menos preocupantes.
Son esas pequeñas cosas de las que tienes que acordarte cada poco tiempo y que por lo tanto requieren que parte de tu tiempo lo dediques a recordar qué tienes que hacer.
En concreto me refiero a las hojas de guardias en los institutos.
Hace bastantes años, había una hoja que se fotocopiaba cada cierto tiempo, cada día se rellanaba con lo que tocaba.
Luego pasamos a rellenar una hoja para cada día de la semana y se volvía a fotocopiar.
Con esto de los ordenadores hacemos las plantillas en "el word" y le damos a imprimir todas las copias que necesitemos.
Y ahora que tengo poco que hacer, me he entretenido en usar la computación en la nube para rellenar todas las hojas de guardia del curso de una tirada. Bueno, realmente, he hecho lo que queda hasta final de curso, pero igualmente se podía haber hecho.
Basta con coger la plantilla del word, subirla a Google Drive y convertirla a archivo de texto. Insertarle las etiquetas para la fusión y preparar la hoja de cálculo.
Luego instalar el script AUTOCRAT en una hoja de cálculo y colocar los nombres de las etiquetas en las columnas de la hoja de cálculo.
Aquí es donde podemos automatizar algunas cosillas para que sea más fácil la creación de las hojas de guardia.
El aspecto de la hoja de cálculo es:
 Y se han usado las siguientes funciones:
=day(B2) ---> Calcula el día del mes de la fecha.
=if(month(B2)=9;"SEPTIEMBRE";if(month(B2)=10;"OCTUBRE";if(month(B2)=11;"NOVIEMBRE";if(month(B2)=12;"DICIEMBRE";if(month(B2)=1;"ENERO";if(month(B2)=2;"FEBRERO";if(month(B2)=3;"MARZO";if(month(B2)=4;"ABRIL";if(month(B2)=5;"MAYO";if(month(B2)=6;"JUNIO";"")))))))))) -----> Calcula el mes de la fecha e imprime el nombre del mes. Podría usarse también una búsqueda en una lista.
=year(b2) ----> Calcula el año de la fecha.
=if(WEEKDAY(B2;2)=1;"LUNES";if(WEEKDAY(B2;2)=2;"MARTES";if(WEEKDAY(B2;2)=3;"MIÉRCOLES";if(WEEKDAY(B2;2)=4;"JUEVES";if(WEEKDAY(B2;2)=5;"VIERNES";""))))) ----> Calcula el día de la semana e imprime su nombre. Podría usarse una búsqueda en una lista.
Ahora solo nos queda escribir los nombres de los profesores que van a hacer las guardias.
Una vez completada una semana, basta con arrastrar hacia abajo para obtener todos los registros necesarios.
Podrían usarse listas para que se escogieran los nombres de los profesores, pero no lo veo necesario (por ahora).
Llega la hora de configurar el script, fíjate en las capturas de pantalla que siguen:
Eliges la plantilla de texto que has creado.

Eliges la hoja de cálculo de la que se cogerán los campos.

Indicas que no se hagan copias de los fines de semana, pues los hemos dejado en blanco.

Comprueba que las etiquetas se corresponden con las cabeceras de las columnas.

Indicamos que se guarden los documentos en Docs, en una carpeta llamada "New Merged Document Folder" que estará en el mismo nivel que la hoja de cálculo y que esos documentos se nombrarán con la siguiente secuencia AÑO-MES-DÍA1 (error en la captura de pantalla). Se creará un fichero de tipo Google Docs (puede ser pdf) y se guardará un enlace al documento en la hoja de cálculo.

Ahora tienes tres opciones, ver como queda el primer registro, aplicar a todos los registros el script o, que se guarden los ajustes.


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