Un Google Site para tutores (IV)

Hace tiempo que +Manuel López Caparrós condujo un magnífico Taller sobre Google Docs del que guardo un gran material elaborado durante el mismo. El más técnico ya está ¿desfasado?, pero se produjo un gran documento sobre "las cosas que se pueden hacer con Google Docs".

Ideas y posibles usos de Google Docs (en hoja de cálculo)

Ejemplos de trabajos con Google Docs (documento de texto)

En el primero de los enlaces figura la opción de recoger la información de los profesores sobre un alumno por parte del tutor con un formulario. (También puedes leer al tutor Lurelio informando sobre el tema)

Pero en el IESO CELLA VINARIA optamos por crear un documento de texto que el tutor comparte con el resto de profesores, como puedes leer aquí mismo.

Esta opción se puede usar en cualquier centro que no cuente con Google Apps para Educación o en una fase temprana de adopción de esta plataforma.

Si bien tiene muchas ventajas, se suele fallar en que no todo el profesorado mira el correo electrónico para comprobar si le ha llegado el aviso de que tiene un documento compartido. También suele ocurrir que los documentos elaborados no se guardan en una carpeta para que sea fácil localizarlos.

En una segunda fase, creamos unas carpetas para los informes de cada grupo de alumnos y las hicimos accesibles desde la página web de tutores. Con esto conseguimos que el tutor tuviera fácil acceso a todos los documentos. Un reducido grupo de profesores se encargaba de colocar esos informes en las carpetas correspondientes.

Pero aparece un nuevo problema, los documentos de un año pueden desaparecer si en el curso siguiente el profesor-tutor deja el centro.

Durante este curso hemos solucionado estos problemas y simplificado el proceso para los tutores de la siguiente forma…

He creado un formulario que recoge los datos del alumno y del día de la visita de los padres.

Estos datos se reciben en una hoja de cálculo. En ella figuran, además, otros datos almacenados de forma que la hoja de cálculo va a funcionar como una base de datos.

Desde esta hoja de cálculo, con los scripts, Autocrat y FormRanger, y la plantilla de documento de texto, se crea el documento que se va a compartir con los profesores, a la vez que se coloca en la carpeta adecuada.

Con todo esto pretendemos recoger toda la información posible, lo más detallada y exacta, en el menor tiempo que se pueda. Además queremos guardar todos los documentos para ver la evolución del alumno a lo largo de los años que haya estado en el centro.

Los documentos necesarios son:

Formulario
Hoja de cálculo
Documento de texto
Carpetas donde guardar los documentos generados

Para una explicación detallada de los documentos tendrás que ir a mi wiki de Google Apps.

Puedes comprobar el funcionamiento aquí mismo.

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